Hoe ga je als werkgever om met telefoongebruik op de werkvloer?

Smartphones zijn niet meer weg te denken uit het dagelijks leven, ook niet op de werkvloer. Ze bieden talloze voordelen, zoals snelle communicatie en toegang tot belangrijke informatie, maar kunnen ook een bron van afleiding zijn. Als werkgever wil je een balans vinden tussen productiviteit en het geven van vrijheid aan medewerkers. Hoe ga je om met telefoongebruik op de werkvloer zonder de werksfeer of efficiëntie te schaden?

De impact van telefoongebruik op de werkvloer

Telefoongebruik op de werkvloer heeft zowel positieve als negatieve kanten. Aan de ene kant kunnen medewerkers hun smartphone gebruiken voor werkgerelateerde taken, zoals het checken van e-mails, bellen met klanten of het opzoeken van informatie. Aan de andere kant kan overmatig privégebruik leiden tot afleiding, verminderde productiviteit en zelfs frustratie bij collega’s die wél gefocust werken.

Daarnaast kan het constante checken van berichten of social media ervoor zorgen dat medewerkers zich minder betrokken voelen bij hun werk. Dit kan invloed hebben op de samenwerking binnen teams en de algemene werksfeer. Het is daarom belangrijk om een duidelijk beleid te hebben, waarbij je ruimte biedt voor flexibel telefoongebruik zonder dat dit ten koste gaat van het werk.

Het belang van een helder telefoonbeleid

Een effectief telefoonbeleid helpt om misverstanden te voorkomen en zorgt ervoor dat iedereen weet wat de verwachtingen zijn. Dit betekent niet dat je een strikt verbod moet instellen, maar wel dat je duidelijke richtlijnen geeft over wanneer en hoe een telefoon gebruikt mag worden.

Een goed beleid houdt rekening met de aard van het werk. In sommige functies is het gebruik van een smartphone onmisbaar, terwijl het in andere beroepen juist voor onnodige afleiding zorgt. Denk aan klantenservice of salesmedewerkers die hun telefoon nodig hebben om met klanten te communiceren, versus productiemedewerkers waarbij een smartphone juist een veiligheidsrisico kan vormen.

Het opstellen van een beleid werkt het beste in overleg met je medewerkers. Door hen bij het proces te betrekken, vergroot je het draagvlak en zorg je ervoor dat de regels als eerlijk en haalbaar worden ervaren.

Het gesprek aangaan met medewerkers

In plaats van direct regels op te leggen, is het verstandig om het gesprek aan te gaan met je team. Vraag hoe zij zelf kijken naar telefoongebruik op de werkvloer en of ze vinden dat het hun werk beïnvloedt. Door medewerkers een stem te geven, creëer je begrip en samenwerking in plaats van weerstand.

Maak duidelijk waarom je aandacht besteedt aan dit onderwerp. Leg uit dat het niet draait om controle, maar om een productieve werkomgeving waarin iedereen zich goed voelt. Soms zijn medewerkers zich niet eens bewust van de mate waarin telefoongebruik hun werk beïnvloedt. Door dit bespreekbaar te maken, kun je samen tot een oplossing komen die voor iedereen werkt.

Flexibiliteit versus productiviteit

Het vinden van de juiste balans tussen flexibiliteit en productiviteit is cruciaal. Een te streng telefoonbeleid kan leiden tot frustratie en een gevoel van wantrouwen, terwijl te veel vrijheid kan zorgen voor een afname in werkprestaties.

Een goede oplossing is om specifieke momenten toe te staan waarop medewerkers hun telefoon mogen gebruiken. Denk aan korte pauzes of vaste momenten waarop werkgerelateerde taken met een smartphone worden uitgevoerd. Dit zorgt ervoor dat medewerkers nog steeds bereikbaar zijn en hun privézaken kunnen regelen zonder dat dit ten koste gaat van hun focus.

Daarnaast kun je afspraken maken over het gebruik van telefoons tijdens vergaderingen of belangrijke werkmomenten. Bijvoorbeeld: telefoons op stil zetten en alleen in noodgevallen opnemen. Op deze manier blijft de werkcultuur professioneel zonder dat medewerkers het gevoel hebben dat ze beperkt worden.

Het goede voorbeeld geven als werkgever

Als werkgever of leidinggevende heb je een voorbeeldfunctie. Als jij zelf constant met je telefoon bezig bent tijdens vergaderingen of gesprekken, geef je onbewust het signaal dat dit acceptabel is. Door zelf bewust om te gaan met telefoongebruik, inspireer je medewerkers om hetzelfde te doen.

Dit betekent niet dat je je telefoon volledig moet negeren, maar wel dat je laat zien hoe je het op een verantwoorde manier gebruikt. Bijvoorbeeld door je telefoon alleen te pakken voor werkgerelateerde zaken of door privégebruik te beperken tot de daarvoor bestemde momenten.

Alternatieven voor overmatig telefoongebruik

Soms grijpen medewerkers uit gewoonte naar hun telefoon, bijvoorbeeld uit verveling of omdat ze zich willen afleiden van stress. Door alternatieven te bieden, kun je dit gedrag op een positieve manier beïnvloeden.

Een gezellige en inspirerende werkomgeving met voldoende mogelijkheden voor korte pauzes kan helpen om onnodig telefoongebruik te verminderen. Denk aan een gezamenlijke koffiehoek waar collega’s even kunnen ontspannen of het stimuleren van korte wandelpauzes om de focus te herpakken.

Daarnaast kunnen digitale tools zoals interne chatprogramma’s (bijvoorbeeld Microsoft Teams of Slack) een goed alternatief zijn voor communicatie via privételefoons. Zo blijven medewerkers betrokken en kunnen ze eenvoudig met elkaar schakelen zonder dat ze afgeleid worden door persoonlijke berichten en social media.

Een gezonde balans creëren

Telefoongebruik op de werkvloer hoeft geen probleem te zijn zolang er een goede balans is tussen vrijheid en verantwoordelijkheid. Door een helder en realistisch beleid te hanteren, het gesprek aan te gaan met je medewerkers en zelf het goede voorbeeld te geven, creëer je een werkomgeving waarin productiviteit en werkplezier hand in hand gaan.

Het doel is niet om telefoons volledig te verbieden, maar om een cultuur te creëren waarin iedereen zich bewust is van hoe en wanneer telefoongebruik gepast is. Zo blijft je team gefocust, gemotiveerd en in verbinding met het werk én elkaar.

Op zoek naar een kantoorruimte?

MAC³PARK is een onderneming voor ondernemers. Met ruim 25 jaar ervaring in het vastgoed zijn wij een grote speler in Flevoland. Zo bieden wij onder andere kantoorruimte in Almere aan en beschikken we ook over bedrijfsruimte in Lelystad, Dronten, Emmeloord en Kampen. Onze heldere visie is om de juiste ruimte te vinden voor onze huurders én daarbij de faciliteiten te bieden om te ontzorgen. Wij geloven dat iedereen moet doen waar zijn of haar sterktes liggen. Voor ons is dat het faciliteren en creëren van een fijne werkomgeving.

Vragen? Neem contact met ons op!